Sudah mengikuti pelatihan K3 dan memiliki sertifikat, tetapi masa berlaku SKP atau lisensi ternyata sudah habis. Apakah dokumen tersebut masih bisa digunakan untuk menjalankan tugas?
SKP dan lisensi K3 harus tetap berlaku selama digunakan sebagai dasar pelaksanaan tugas yang mempersyaratkannya. Karena itu, pemeriksaan dokumen perlu menjadi perhatian personel K3 sekaligus perusahaan yang menugaskannya.
Memeriksa tanggal kedaluwarsa merupakan langkah awal. Identitas perusahaan, bidang, serta ruang lingkup kewenangan juga perlu sesuai dengan pekerjaan yang dijalankan.
Apa Perbedaan Sertifikat, SKP, dan Lisensi K3?
Ketiga dokumen ini memiliki fungsi berbeda. Memiliki salah satunya tidak otomatis menggantikan dokumen lain yang dipersyaratkan.
Sertifikat pelatihan: Bukti mengikuti atau menyelesaikan pelatihan sesuai keterangan pada sertifikat.
Sertifikat kompetensi: Bukti pengakuan kompetensi sesuai skema sertifikasi yang diikuti.
Surat Keputusan Penunjukan (SKP): Dokumen penunjukan untuk menjalankan fungsi tertentu sesuai ketentuan dan ruang lingkupnya.
Lisensi K3: Dokumen kewenangan menjalankan kegiatan tertentu sesuai bidang dan ketentuan yang mengaturnya.
Jenis dokumen yang diperlukan mengikuti jabatan dan bidang K3. Jangan menganggap seluruh personel memiliki persyaratan maupun masa berlaku dokumen yang sama.
Mengapa SKP dan Lisensi K3 Perlu Dijaga Tetap Aktif?
1. Menjaga Kejelasan Dasar Kewenangan
Untuk Ahli K3, PER.02/MEN/1992 mengatur kewenangan yang berkaitan dengan keputusan penunjukannya. Artinya, pelaksanaan fungsi tersebut perlu memperhatikan penunjukan yang berlaku dan ruang lingkupnya.
Secara praktis, perusahaan perlu memastikan bahwa orang yang ditugaskan memiliki dokumen yang sesuai. Pengalaman kerja dan sertifikat pelatihan tetap penting, tetapi kelengkapan kewenangan perlu diperiksa tersendiri.
2. Mencegah Jeda Penugasan Akibat Dokumen Kedaluwarsa
Bayangkan seorang personel sudah masuk jadwal pekerjaan, tetapi saat verifikasi ditemukan lisensinya kedaluwarsa. Perusahaan dapat perlu meninjau ulang penugasan atau menyiapkan personel pengganti yang memenuhi persyaratan.
Situasi seperti ini bisa diantisipasi melalui pencatatan masa berlaku. Tim HSE, HR, dan administrasi sebaiknya memiliki informasi yang sama agar pengurusan tidak baru dimulai ketika dokumen dibutuhkan.
3. Memudahkan Pemeriksaan Dokumen K3
Dokumen yang tertata membantu perusahaan menjelaskan siapa yang ditugaskan, bidang yang menjadi tanggung jawabnya, serta kesesuaian persyaratan personel.
Sebagai persiapan pemeriksaan internal, perusahaan dapat meninjau:
Hasil pemeriksaan tersebut menjadi dasar untuk menentukan apakah diperlukan perpanjangan, perubahan data, atau tindak lanjut lainnya.
4. Memastikan Dokumen Sesuai dengan Kondisi Kerja
Tanggal berlaku yang masih panjang belum tentu cukup. Perubahan tempat bekerja juga dapat memengaruhi status dokumen.
Sebagai contoh, Pasal 8 PER.02/MEN/1992 menyatakan keputusan penunjukan Ahli K3 tidak berlaku apabila yang bersangkutan pindah tugas ke perusahaan atau instansi lain.
Pada bidang Pesawat Angkat dan Pesawat Angkut, Permenaker Nomor 8 Tahun 2020 juga mengatur keterkaitan dokumen kewenangan dengan perusahaan pengaju serta mekanisme perubahan ketika personel pindah tempat bekerja.
Karena itu, pemeriksaan dokumen sebaiknya dilakukan saat perpindahan perusahaan atau perubahan penugasan, selain menjelang kedaluwarsa.
Berapa Lama Masa Berlaku SKP dan Lisensi K3 Kemnaker?
Masa berlaku harus diperiksa berdasarkan jenis dokumen dan peraturan bidangnya.
Sebagai contoh, Pasal 7 PER.02/MEN/1992 menetapkan keputusan penunjukan Ahli K3 berlaku selama 3 tahun dan dapat dimintakan perpanjangan. Ketentuan ini tidak boleh langsung digunakan untuk menyimpulkan masa berlaku seluruh lisensi K3.
Untuk mengetahui kebutuhan pengurusan, periksa dokumen yang dimiliki, dasar penerbitannya, dan ketentuan layanan yang sesuai.
Kapan Perpanjangan Sebaiknya Diurus?
Mulailah menyiapkan berkas sebelum masa berlaku berakhir. Waktu persiapan perlu memperhitungkan pengumpulan dokumen, pemeriksaan kelengkapan, serta proses pengajuan.
Untuk bidang Pesawat Angkat dan Pesawat Angkut, Pasal 162 ayat (5) Permenaker Nomor 8 Tahun 2020 mengatur pengajuan perpanjangan paling lambat 30 hari sebelum masa berlaku berakhir. Batas ini merupakan ketentuan bidang tersebut, bukan tenggat seragam untuk seluruh dokumen K3.
Sebagai langkah pengelolaan internal, perusahaan dapat memasang pengingat 90, 60, dan 30 hari sebelum dokumen kedaluwarsa. Pengingat ini membantu persiapan dan tetap harus disesuaikan dengan tenggat pengajuan yang berlaku.
Apa yang Dilakukan Jika SKP atau Lisensi Sudah Kedaluwarsa?
Jangan langsung menganggap dokumen lama masih dapat digunakan atau otomatis aktif karena perpanjangan sedang diajukan.
Langkah yang dapat dilakukan:
Kebutuhan pengurusan dapat berbeda menurut bidang, kondisi dokumen, dan perubahan data pemegangnya.
Konsultasikan Perpanjangan SKP dan Lisensi K3 Bersama AKUALITA
Sudah cek masa berlaku SKP dan lisensi K3 kalian?
AKUALITA siap membantu konsultasi kebutuhan Perpanjangan SKP dan Lisensi K3 Kemnaker RI sesuai bidang serta kondisi dokumen yang dimiliki.
Hubungi WhatsApp AKUALITA: 0812-2566-9188 atau email training@akualita.com untuk informasi persyaratan dan proses pengurusan.
Hubungi AKUALITA melalui WhatsApp
Jaga dokumen tetap aktif, pastikan penugasan sesuai kewenangan bersama AKUALITA.
Daftar Pustaka
Tidak otomatis. Sertifikat pelatihan, SKP, dan lisensi memiliki fungsi berbeda. Periksa persyaratan dokumen untuk tugas yang akan dijalankan.
Tidak. Kewenangan tetap mengikuti bidang, jenis, kelas, atau batasan yang berlaku pada dokumen dan aturan terkait.
Tidak dapat disamaratakan. Masa berlaku mengikuti jenis dokumen serta peraturan bidang masing-masing.
Pengajuan tidak boleh dianggap sebagai bukti bahwa masa berlaku sudah diperpanjang. Pastikan hasil pengurusan dan status dokumennya sebelum menjadikannya dasar penugasan.
